가게 문을 닫고 셔터를 내린 저녁, 피곤한 몸으로 컴퓨터 앞에 다시 앉아 견적서와 거래처 메일을 쓰고 계신가요? 낮 동안 현장에서 일하고 손님을 맞이하느라 미뤄 둔 서류 작업이 밤늦게까지 이어지면 퇴근 시간은 한없이 밀려납니다. 견적서에서 가장 손이 많이 가는 품목 상세 설명이나 거래처 회신 메일은 말로 먼저 풀어 보세요.
컴퓨터에 입타자를 켜 두고 단축키를 누른 뒤 말하면, 지금 커서가 깜빡이는 엑셀이나 메일 창에 문장 단위로 글이 채워집니다. 손가락이 피로한 저녁, 말로 초안을 잡으면 서류 작업이 한결 가벼워집니다.
가게 문 닫고 컴퓨터 켤 때 한숨 나오는 이유
사장님의 하루는 낮에도 바쁘지만 밤에도 바쁩니다. 낮에는 발주와 시공, 고객 응대로 키보드 잡을 틈이 없고, 정작 글을 써야 하는 견적서 작성이나 거래처 안내 메일은 하루 일과가 끝난 뒤에야 시작됩니다.
특히 견적서는 단순한 금액표가 아니라 왜 이 자재가 쓰이는지, 시공 범위가 어디까지인지 설명하는 줄글이 절반 이상을 차지합니다. 거래처에 보낼 메일도 인사말부터 일정 조율, 요청 사항까지 길게 적다 보면 몇 통 쓰지도 않았는데 1~2시간이 훌쩍 지나갑니다. 피곤한 손가락 대신 말로 설명하듯 풀어 보면 손이 한결 편해요.
말로 쓰기 좋은 것 vs 손으로 써야 하는 것
견적서와 거래처 업무에서는 말로 쓸 내용과 손으로 다듬을 내용을 명확히 나누는 것이 중요합니다.
| 구분 | 말로 쓰기 좋은 것 | 손으로 직접 확인하고 쓸 것 |
|---|---|---|
| 견적서 | 공정별 상세 설명, 특이 사항, 작업 범위 안내 | 품목 단가, 공급가액, 부가세, 수량 |
| 메일·문자 | 거래처 회신 본문, 작업 일정 조율, 안내문 | 계좌번호, 담당자 연락처, 최종 발송 확인 |
긴 설명 문구나 거래처 문의에 대한 정중한 답변은 말로 풀어내는 편이 훨씬 자연스럽습니다. 단축키는 Mac ⌘ ⇧ Space, Windows Ctrl Shift Space입니다. 키 세 개를 누르고 말하면 말이 끊긴 자리마다 문장이 이어집니다. 단축키 사용법은 단축키 사용법 가이드에서 자세히 보실 수 있습니다.
단, 금액과 수량 같은 숫자는 받아쓴 뒤 반드시 모니터 화면에서 눈으로 확인해 주세요. 정확도를 100%로 보장하지는 않으므로 오타가 생길 수 있습니다. 숫자는 키보드로 직접 치거나 화면에서 꼼꼼히 검토하는 분업이 안전합니다.
거래처 이름과 제품명은 한 번만 등록해 두세요
사업장마다 자주 거래하는 거래처 상호나 취급하는 고유 자재명이 있습니다. 생소한 브랜드나 약칭은 받아쓰기가 처음엔 낯설어할 수 있는데요. 이럴 때는 단어 등록 기능을 활용하시면 됩니다.
설정창의 「자주 틀리는 단어」 목록에 한 줄에 하나씩 적어 두셔도 되고, 문서에서 틀린 단어를 고친 뒤 그 단어를 마우스로 드래그한 상태에서 단축키를 누르면 바로 등록됩니다. 다음 받아쓰기부터 해당 단어를 참고해 적어 줍니다. 정말 자주 틀리는 상호·자재명 20~50개면 충분해요.
가게 컴퓨터와 집 노트북, 한 계정으로 이어 쓰기
낮에는 매장 카운터의 데스크톱 PC를 쓰고, 밤에는 집으로 가져온 노트북으로 서류를 마무리하는 분들이 많습니다.
입타자는 애플 실리콘(M1 이상) Mac과 Windows 10 이상(64비트) 컴퓨터를 지원합니다. 같은 Google 계정으로 로그인해 두시면 매장 PC와 집 노트북 어디서든 이어서 작업하실 수 있어요. 설치 방법은 Mac·Windows 설치 가이드를 참고하시면 5분 만에 끝납니다.
오늘 처리해야 할 견적서와 거래처 메일이 남아 있다면 지금 입타자 설치하기로 말로 쓰기를 시작해 보세요. 가입하면 10시간 무료(가입 후 30일 안, 카드 등록 없이)로 한 주 동안 직접 써 보세요.
자주 묻는 질문
엑셀이나 메일 프로그램에서도 바로 써지나요?
엑셀 셀, 웹 브라우저의 메일 입력창, 메모장처럼 커서가 깜빡이고 글자를 입력할 수 있는 곳이라면 거의 모든 프로그램에서 동작합니다. 프로그램마다 다를 수 있으니 무료 시간으로 쓰시는 프로그램에서 먼저 확인해 보세요.
말하다가 견적 단가를 고민하는 동안 시간이 줄어드나요?
계속 줄지는 않아요. 말을 멈추고 30초쯤 조용하면 프로그램이 스스로 대기 상태로 쉬고, 다시 말을 시작하면 이어서 받아써요. 쉬기 전 조용했던 30초쯤은 받아쓰는 시간으로 치지만, 쉬는 동안은 이용 시간이 줄지 않으니 편하게 단가표를 확인하셔도 됩니다.
스마트폰에서도 쓸 수 있나요?
입타자는 현재 Mac과 Windows 컴퓨터 전용 앱입니다. 모바일 환경은 지원하지 않으며, 컴퓨터 키보드 작업이 많은 사장님의 PC 업무를 돕는 데 집중되어 있습니다.